Comité de suivi individuel (CSI)

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Les missions du CSI

La mise en œuvre d’un comité de suivi individuel du doctorant (CSI) est rendue obligatoire par l’article 13 du décret ministériel du 25 mai 2016 qui dit ceci : « Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. »

Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement des CSIs ont été adoptées lors du conseil de l’école doctorale MathSTIC du 29 janvier 2018 et sont décrites en détail ci-après.

Un document résumant la procédure CSI se trouve ici.

Un document donnant des indications pour les membres des comités CSI se trouve ici.

La composition du comité-CSI

Chaque doctorant est accompagné par un comité de suivi individuel du doctorant (comité-CSI), composé d’au moins deux personnes non impliquées dans l’encadrement de la thèse.
•    Au moins un des membres du CSI doit être professeur ou directeur de recherche ou habilité à diriger les recherches (HdR),
•    Au moins un des membres doit être du domaine de la thèse,
•    Au moins un des membres du CSI doit être hors des établissements (incluant l'établissement, l'unité, le laboratoire, l'entreprise des (co)directeurs et encadrants) où est préparée la thèse. Sur demande motivée du directeur de l'unité de recherche adressée au directeur de l'école doctorale, il peut être admis que ce membre externe soit a minima hors de l’équipe de recherche (au sens équipe évaluée par l'HCERES) et de l'entreprise des (co)directeurs et encadrants.

Les membres des comité-CSI sont nommés par le directeur de l'école doctorale sur proposition de la direction de l'unité de recherche transmise à la gestionnaire du site de l’ED, en utilisant le formulaire pour la proposition du comité de suivi individuel du doctorant (CSI).

Pour les thèses soumises à des clauses de confidentialité, un engagement de confidentialité des membres du CSI est à compléter par le directeur de thèse et à faire signer les membres du comité-CSI.

Un membre du comité-CSI (par défaut le premier) est désigné référent-CSI ; il validera notamment le contenu du compte-rendu et l'avis du comité-CSI avant signature et transmission au directeur de thèse et au doctorant.

Date limite de constitution du comité-CSI : Au plus tard trois mois après la première inscription du doctorant.
Remplacement d'un membre du comité-CSI : Les règles de désignation d’un membre du comité-CSI ci-dessus s'appliquent pour remplacer un membre d'un comité CSI au cours de la thèse. Le formulaire de proposition de comité-CSI peut être utilisé à cet effet.

Les cas de dispense de la procédure CSI

Les doctorants de 1ère année inscrits à partir du 1er janvier de l’année universitaire en cours sont d’office dispensés de la procédure CSI : pas d’obligation de rédaction de rapport annuel d’avancement ni de réunion avec le comité-CSI. Cependant, la procédure CSI (rapport d’avancement et si souhaité un entretien avec le comité-CSI) peut être réalisée si le doctorant et/ou ses encadrants le souhaitent.

Les doctorants qui comptent soutenir leur thèse sans avoir à demander une autorisation de réinscription pour l’année universitaire suivante, peuvent être dispensés de la procédure de comité de suivi individuel : pas de rédaction de rapport annuel d’avancement et pas de réunion avec le comité-CSI. Pour ce faire, le directeur de thèse doit adresser une demande de dispense de CSI avec un argumentaire circonstancié en indiquant la date de soutenance et la composition du jury au directeur-adjoint de site de l'ED (cf. formulaire de demande de dispense-CSI sur le site de l'ED).

Une dispense de la procédure CSI peut également être sollicitée à titre exceptionnel pour d'autres raisons dûment justifiées. La demande de dispense-CSI dûment argumentée du directeur de thèse doit être adressée au directeur-adjoint de site de l'école doctorale, en utilisant le formulaire de demande de dispense-CSI.

Attention !!! Si la dispense n'est pas accordée ou lorsqu’une demande de réinscription s’avère finalement nécessaire, le doctorant suit la totalité de la procédure CSI (obligation de rédaction du rapport d’avancement des travaux et obligation de réunion avec le comité-CSI) en respectant le calendrier correspondant et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.

Le rapport annuel d'avancement des travaux

Chaque année et sauf cas de dispense, le doctorant doit envoyer aux membres de son comité-CSI un rapport d'avancement de ses travaux (cf. Partie réservée au doctorant dans le formulaire-CSI de l'ED-MathSTIC).
Le doctorant doit s’assurer que les membres de son comité-CSI on bien reçu le formulaire-CSI ainsi complété. Il doit en informer son directeur de thèse et le service approprié de son laboratoire.
Date limite d'envoi du rapport au CSI : Au plus tard deux semaines avant la date de la réunion avec le comité-CSI et dans tous les cas avant la fin du mois de mai.

L'organisation des réunions du CSI

Quand organiser la réunion CSI ?  Le comité-CSI peut décider à tout moment d'une réunion avec le doctorant ou sur sollicitation du directeur de thèse ou du doctorant ou du directeur-adjoint de site de l’école doctorale. Une réunion annuelle avec le comité-CSI, est non obligatoire pour les doctorants en 1ère année, mais fortement recommandée par l’ED MathSTIC. Une réunion avec le comité-CSI est exigée pour les doctorants devant se réinscrire en 3ème année ou plus.

Qui s'occupe de l'organisation de la réunion ? : Le doctorant doit se préoccuper (avec l’aide éventuelle du directeur de thèse, de ses encadrants ou du laboratoire) de l’organisation des réunions avec le comité-CSI : contacter les membres du CSI et planifier la date, l’heure, le lieu, ou, si c’est par visioconférence, faire les réservations nécessaires, etc.

Objectif et contenu des réunions : Chaque réunion comporte obligatoirement un entretien entre les membres du CSI et le doctorant SANS ses encadrants. Elle peut être utilement complétée par un entretien entre les membres du comité CSI avec les encadrants, avec ou sans le doctorant. Une réunion avec le comité se veut formative et constructive pour évaluer la progression du doctorant par rapport à son cheminement personnel. Lors de la réunion, le doctorant présente les travaux réalisés au cours de l’année, les résultats obtenus et le planning prévisionnel pour l’année suivante. Le doctorant doit prévoir une présentation d’environ 20 minutes. Cette présentation est suivie de questions-discussions sur les travaux de thèse. Cette partie de la réunion peut se faire en présence des encadrants.
La partie de la réunion, qui est un entretien avec le doctorant SANS les encadrants, donnera l’occasion d’aborder d’autres points permettant notamment d’identifier toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement : son intégration dans l’équipe, dans le laboratoire, relation avec les encadrants, ses souhaits pour la suite, etc.

En cas de problèmes majeurs identifiés dans l’avancement des travaux et/ou dans la relation entre le doctorant et ses encadrants, le comité de suivi individuel du doctorant doit informer impérativement le directeur-adjoint de l’école doctorale.

Calendrier des réunions : Les réunions du CSI peuvent avoir lieu à n'importe quel moment. Cependant, les réunions annuelles obligatoires (pour les doctorants devant se réinscrire en 3ème année ou plus) doivent se tenir avant la fin du mois de mai.

Le circuit de transmission du formulaire-CSI

A l'issue de la réunion le cas échéant ou à réception du rapport d'avancement des travaux du doctorant, le référent-CSI (en concertation avec les membres du comité-CSI) remplit la partie réservée au comité-CSI du formulaire-CSI de l'ED MathSTIC avec les recommandations éventuelles et émet un avis pour la réinscription. Ce compte-rendu signé par le référent-CSI, et par tous les membres du CSI en cas d'avis autre que favorable, est transmis par le référent-CSI au directeur de thèse et au doctorant.

Le directeur de thèse y ajoute son avis, appose sa signature et transmet le tout au service approprié du laboratoire le cas échéant, ou directement au directeur de laboratoire.
Les laboratoires se chargent de la récupération des formulaires-CSI de leurs doctorants, incluant les avis des comités-CSI, et de solliciter l’avis du directeur de laboratoire. Ils transmettent tous les formulaires CSI de manière groupée à la gestionnaire de site de l’ED MathSTIC.
 
Date limite d'envoi : Les formulaires-CSI avec tous les avis et signatures doivent parvenir à la gestionnaire de site de l'ED au plus tard le 15 juin 2018.

Le CSI et la réinscription

  • Un avis favorable pour l’inscription dans l’année suivante est accordé lorsque tous les avis (comité-CSI, directeur de thèse et directeur de laboratoire) sont favorables. Cet avis est transmis par le directeur-adjoint de site au chef de l'établissement d'inscription du doctorant.
  • Si tous les avis sont défavorables, un avis défavorable motivé est notifié par le directeur-adjoint de l'ED au doctorant et au chef de l'établissement d'inscription.
  • Tous les autres cas (avis discordants, problèmes ou conflits signalés ou alertes du comité-CSI, etc.) sont examinés par le bureau de l’ED (composé du directeur et des directeurs-adjoints de l'ED) qui peut s’appuyer sur la commission des thèses de l'ED MathSTIC pour donner son avis. En cas d'avis réservé et pour les demandes de réinscriptions tardives, une réunion avec le comité-CSI doit se tenir au plus tard à l'automne. Le formulaire-CSI incluant l'avis du comité-CSI, l’avis du directeur de thèse et du directeur de laboratoire doit être transmis à la gestionnaire de site l’ED avant la demande de réinscription et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.
  • Une preuve de financement de la thèse est exigée pour une inscription en 4ème année ou plus. Selon les établissements, un formulaire spécifique de demande d'année supplémentaire peut être exigé.

Les formulaires et documents du CSI

•    Formulaire de proposition de comité de suivi individuel (CSI) du doctorant (à remplir par le directeur de thèse)
•    Formulaire d’engagement de confidentialité (pour les thèses confidentielles, à remplir par le directeur de thèse et à faire signer par les membres du comité-CSI)
•    Formulaire-CSI de l'ED MathSTIC (à remplir par le doctorant, les membres du comité-CSI, le directeur de thèse, le directeur de laboratoire et le directeur-adjoint de site)
•    Formulaire de demande dispense de CSI (à remplir par le directeur de thèse)
 

Annexes

Extraits du décret du 25 mai 2016 concernant le comité de suivi individuel du doctorant
Art. 13. –
Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.
Art. 14. –
Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d’école doctorale, sur demande motivée du doctorant.
Art. 3. –
Les écoles doctorales :

4) Assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi individuel du doctorant…

Art. 11. –

L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant.