Comité de suivi individuel

Les missions du CSI

La mise en œuvre d’un comité de suivi individuel du doctorant (CSI) est rendue obligatoire par l’article 13 du décret ministériel du 25 mai 2016 qui dit ceci : « Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. »
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement des CSIs ont été adoptées lors du conseil de l’école doctorale MathSTIC du 29 janvier 2018 et sont décrites ci-après.

La composition du CSI

Chaque doctorant est accompagné par un comité de suivi individuel du doctorant (CSI), composé d’au moins deux personnes non impliquées dans l’encadrement de la thèse.
•    Au moins un des membres du CSI doit être professeur ou directeur de recherche ou habilité à diriger les recherches (HdR),
•    Au moins un des membres doit être du domaine de la thèse,
•    Au moins un des membres du CSI doit être hors des établissements (incluant l'établissement, l'unité, le laboratoire, l'entreprise des (co)directeurs et encadrants) où est préparée la thèse. Sur demande motivée du directeur de l'unité de recherche adressée au directeur de l'école doctorale, il peut être admis que ce membre externe soit a minima hors de l’équipe de recherche (au sens équipe évaluée par l'HCERES) et de l'entreprise des (co)directeurs et encadrants.

Les membres des CSI sont nommés par le directeur de l'école doctorale sur proposition de la direction de l'unité de recherche transmise à la gestionnaire du site de l’ED, en utilisant le formulaire pour la proposition du comité de suivi individuel du doctorant (CSI). Pour les thèses soumises à des clauses de confidentialité, un engagement de confidentialité des membres du CSI est à compléter par le directeur de thèse et à faire signer les membres du CSI

Un membre du CSI (par défaut le premier) est désigné référent-CSI ; il validera notamment le contenu du compte-rendu et l'avis du CSI avant signature et transmission au directeur de thèse et au doctorant.
Date limite de constitution de CSI : Au plus tard trois mois après la première inscription du doctorant.
Remplacement d'un membre du CSI : Les règles de désignation d’un membre du comité CSI ci-dessus s'appliquent pour remplacer un membre d'un comité CSI au cours de la thèse.

 

Le rapport d'avancement des travaux

Chaque année, le doctorant doit envoyer un rapport annuel d'avancement des travaux aux membres de son CSI.
Le doctorant doit s’assurer de la réception de ce rapport par les membres de son CSI et doit en informer le directeur de thèse et le cas échéant le service approprié du laboratoire.
Date limite d'envoi du rapport au CSI : Au plus tard deux semaines avant la date de la réunion avec le comité CSI et dans tous les cas avant à la fin du mois de mai.

 

L'organisation des réunions du CSI

Quand organiser la réunion CSI ?  Une réunion annuelle du comité, non obligatoire (mais fortement recommandée par l’ED) pour les doctorants en 1ère année, est exigée pour les doctorants en 2ème année et plus. Le CSI peut également décider d'une réunion sur sollicitation du directeur de thèse ou du doctorant ou du directeur de l’école doctorale.

Objectif des réunions : Chaque réunion comporte obligatoirement un entretien entre les membres du CSI et le doctorant sans ses encadrants. Elle peut être utilement complétée par un entretien entre les membres du comité CSI avec les encadrants, avec ou sans le doctorant. Une réunion avec le comité se veut formative et constructive pour évaluer la progression du doctorant par rapport à son cheminement personnel. Lors de la réunion, le doctorant présente les travaux réalisés au cours de l’année, les résultats obtenus et le planning prévisionnel pour l’année suivante. Le doctorant doit prévoir une présentation d’environ 20 minutes. Cette présentation est suivie de questions-discussions sur les travaux de thèse. Cette partie de la réunion peut se faire en présence des encadrants.
La partie de la réunion, qui est un entretien avec le doctorant SANS les encadrants, donnera l’occasion d’aborder d’autres points permettant notamment d’identifier toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement : son intégration dans l’équipe, dans le laboratoire, relation avec les encadrants, ses souhaits pour la suite, etc.
En cas de problèmes majeurs identifiés dans l’avancement des travaux et/ou dans la relation entre le doctorant et ses encadrants, le comité de suivi individuel du doctorant doit informer impérativement la direction de l’école doctorale.

Calendrier des réunions : Les réunions du CSI peuvent avoir lieu à n'importe quel moment. Cependant, la réunion annuelle du CSI doit se tenir idéalement avant la fin du mois de mai.

Qui s'occupe de l'organisation de la réunion ? : Le doctorant doit se préoccuper (avec l’aide éventuelle du directeur de thèse, de ses encadrants ou du laboratoire) de l’organisation de cette réunion : contacter les membres du CSI et planifier la date, l’heure, le lieu, ou, si c’est par visioconférence, faire les réservations nécessaires, etc.

Le circuit de transmission des avis du CSI

A l'issue de la réunion le cas échéant ou à réception du rapport d'avancement des travaux du doctorant, les membres CSI remplissent le document "trame-type pour le compte-rendu et l'avis du CSI" avec les recommandations éventuelles et émettent un avis pour la réinscription. Ce compte-rendu signé par les deux membres du CSI est transmis par le référent-CSI au directeur de thèse et au doctorant.

Le directeur de thèse y ajoute son avis, appose sa signature et transmet le tout au service approprié du laboratoire le cas échéant, ou directement au directeur de laboratoire.
Les laboratoires se chargent de la récupération des rapports d'avancement de leurs doctorants, des avis des comités CSI, de solliciter l’avis du directeur de laboratoire. Ils transmettent tous ces éléments de manière groupée à la gestionnaire de site de l’ED MathSTIC.
 
Date limite d'envoi des avis : Les comptes-rendus des CSI avec les avis et les signatures doivent parvenir à la gestionnaire de site de l'ED au plus tard le 1er juin.

Le CSI et la réinscription

L’autorisation d’inscription dans l’année suivante est accordée si tous les avis sont favorables et transmise par le directeur-adjoint de site au chef de l'établissement d'inscription.
Si tous les avis sont défavorables, un avis défavorable motivé est notifié au doctorant par le directeur-adjoint de l'ED et au chef de l'établissement d'inscription.
Tous les autres cas (avis discordants, problèmes ou conflits signalés ou alertes du CSI, etc.) sont examinés par le bureau de l’ED qui peut s’appuyer sur la commission des thèses de l'ED MathSTIC pour donner son avis. En cas d'avis réservé et pour les demandes de réinscriptions tardives, une réunion du CSI doit se tenir au plus tard à l'automne. L'avis du CSI, avec l’avis du directeur de thèse et du directeur de laboratoire doit être transmis à la gestionnaire de site l’ED avant la demande de réinscription et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.
 

Les cas de dispense de CSI

Sur demande argumentée du directeur de thèse adressée au directeur-adjoint de site de l'école doctorale, une dispense de la procédure CSI (dispense de rédaction de rapport d'avancement du doctorant et de réunion avec le comité CSI) peut être accordée (i) pour les doctorants de première année inscrits après le 1er janvier, (ii) pour les doctorants susceptibles de soutenir leur thèse avant le 31 décembre de l’année en cours et (iii) à titre exceptionnel pour d'autres raisons dûment justifiées.
Les demandes de dispense CSI pour les doctorants susceptibles de soutenir leur thèse avant le 31 décembre de l’année en cours (cas (ii)), doivent impérativement mentionner la date prévisionnelle de soutenance.
Si la dispense n'est pas accordée, la procédure CSI correspondant à l'année d'inscription du doctorant devra être suivie en respectant le calendrier correspondant et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.
 

Les formulaires du CSI

•    Formulaire de proposition de comité de suivi individuel du doctorant (CSI)
•    Formulaire d’engagement de confidentialité (pour les thèses confidentielles, à remplir par le directeur de thèse et à faire signer par les membres des comités CSI)
•    Rapport d’avancement des travaux de thèse du doctorant (à remplir par le doctorant)
•    Trame-type pour le compte-rendu et l'avis du CSI (à remplir par les membres des comités CSI)
•    Formulaire de demande dispense de CSI (à remplir par le directeur de thèse)

Annexes

Extraits du décret du 25 mai 2016 concernant le comité de suivi individuel du doctorant
Art. 13. –
Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.
Art. 14. –
Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d’école doctorale, sur demande motivée du doctorant.
Art. 3. –
Les écoles doctorales :

4) Assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi individuel du doctorant…

Art. 11. –

L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant.